Oftest er det Handelsfakturaen, også kalt Commercial Invoice, det vil si den vanlige betalingsfakturaen med betalingsopplysninger til din mottaker som skal følge sendingen. Skal du derimot ikke ta betalt for varen du sender, skal du i stedet bruke en proformafaktura, også kalt Proforma Invoice. Eksempler på tilfeller hvor du bruker proformafaktura er når du skal sende gratis erstatningsleveranser, reparasjoner, gaver eller vareprøver.

Last ned

Handelsfaktura (PDF)

Profomafaktura (PDF)

Hvordan fyller jeg ut med riktig informasjon?

Basisinformasjonen er den samme i både handelsfakturaen og proformafakturaen. Til land utenfor skandinavia skal tolldokumentasjon være utstedet på engelsk.  Fakturaene skal inneholde følgende informasjon:

Selger/Avsenders navn og adresse

Her fyller du inn opplysninger om din bedrift med korrekt organisasjonsnummer, postadresse med mer.

Faktureringsadresse/kjøper

Her fyller du inn opplysninger om bedriften som skal stå som importør/tollskyldig, det vil si den som skal betale importavgifter som dekker toll, moms og andre særavgifter. Det kreves at mottaker er godkjent importør, og har MVA/EORI nummer. Har bedriften tollkreditt så skal også den opplysningen med.

Leveringsadresse

Her fyller du inn opplysninger om mottaker av varen, inklusive deres organisajonsnummer/VAT-nummer. Vær oppmerksom på at mottaker ikke alltid er importør/kjøper og ansvarlig for importavgiftene.

Fakturaens  utstedelsesdato

Sett inn dato for når du fyller ut handels- eller proformafakturaen.

Fakturanummer

Her fyller du inn ditt fakturanummer . Er det en handelsfaktura så fyller du inn fakturanummeret fra kjøpers betalbare faktura, og er det en proformafaktura hvor du ikke har noe fakturanummer fra en betalbar faktura, så kan du i stedet oppgi dato.

Opplysninger om sendingen

Her oppgir du hvor mange pakker/kolli sendingen  består av samt  sendingens bruttovekt  og nettovekt. Bruttovekt er varens vekt pluss emballasje og eventuelt pall eller bur.

Opplysninger om innholdet

Mengde (quantity) og enhet (unit): Her benytter du relevante enhetsmål for din vare, f.eks: antall, kg, liter eller centimeter. Det vil si 2 stk  PCer, 200 cm teppe eller 50 liter fruktjuice. Hvilken måleenhet som er relevant for din vare finner du på toll.no

Beskrivelse av varen: Her oppgir du en nøyaktig beskrivelse av varen du skal sende samt opprinnelsesland (country of origin). Opprinnelsesland er det land der varen er produsert. Om du f.eks eksporterer sko som er importert fra Italia, så oppgir du Italia som opprinnelsesland. Får enkelte varer kan importøren få nedsatt toll eller tollfrihet. Gjelder dette for dine varer, kontakter du din leverandør i det landet du kjøpte varen. Godkjent opprinnelsesdokumentasjon gir nedsatt toll eller tollfrihet ved import til Norge og ved import til land Norge har frihandelsavtale med. Det betyr at det er viktig at varens opprinnelse er påført fakturaen og at eksportør kan dokumentere dette med f.eks fakturaerklæring eller opprinnelsessertifikater.

For å kunne beregne korrekte importavgifter, samt gi korrekte opplysninger til myndighetene er tolltariffnummer for den enkelte vare viktig å få med i fakturaen. Korrekt tolltariffnummer finnes på tollmyndighetenes sider. Vær oppmerksom på at eksport fra- og import til enkelte EU land  krever at en Y-kode fylles inn sammen med tolltariffnummeret i fakturaen.

Verdi og valuta: Fyll inn eksakte verdi pr artikkel, summert i en total verdi oppgitt i en type valuta oppgitt.  Vær oppmerksom på at i en faktura kan det kun være en valutatype oppgitt. I total fakturasum skal det  fremkomme fraktkostnader eventuelle tilleggsavgifter som emballasjeavgifter, produksjonskostnader eller andre kostnader knyttet til varen.

Ved bruk av proformafaktura skal oppgitt vareverdi gjenspeile varens reelle verdi, men man kan påføre teksen : ”No charge. Value for customs purposes only”

Betalings- og leveringsvilkår - Incoterms: Her fyller du inn betalingsvilkår, f.eks 30 dagers betalingsfrist. Leveringsvilkårene beskriver hvem som har kostnader, ansvar og risiko i forbindelse med en transaksjon, og i hvilket tidsrom, dvs. når ansvaret går over fra selger til kjøper. Den vanligste samlingen av leveringsvilkår er Incotermene, som har koder som f.eks EXW (EX Works) og DAP (Delivered at place) Les mer om leveringsvilkår - Incoterms.

Siste punkt: Tilslutt skriver du under din proforma eller handelsfaktura, kopierer den i tre eksemplarer og legger dem ved din sending.

Lykke til!

Kontakt oss om dine transporter

 

Last ned tollguiden - gode råd om fortolling.

Inneholder blant annet:

  • Krav knyttet til eksportprosessen
  • Krav knyttet til importprosessen
  • Krav til fortollingsdokumentasjon

Last ned vår tollguide